Comment mettre en place un contract management efficace grâce à la dématérialisation ?

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Le contract management permet non seulement de sécuriser les relations commerciales, mais aussi d’optimiser la performance et la rentabilité des projets. Cependant, la gestion traditionnelle des contrats, qui est basée sur des processus manuels et des documents papier, montre aujourd’hui ses limites. C’est pourquoi de nombreuses entreprises se tournent vers la dématérialisation pour moderniser et rationaliser leur contract management. Si vous êtes tenté par cette nouvelle approche, découvrez nos conseils avisés pour passer d’une gestion des contrats « papier » à un contract management entièrement digitalisé.

Qu’est-ce que le contract management ?

Le contract management (ou gestion des contrats en français) est une discipline qui revêt une importance croissante pour les entreprises. Il désigne l’ensemble des processus et des outils permettant de gérer le cycle de vie des contrats, depuis leur rédaction jusqu’à leur archivage.

Par ailleurs, l’objectif du contract management est de maximiser la performance des contrats tout en minimisant les risques juridiques et financiers. En effet, les contrats sont au cœur des relations commerciales et représentent des engagements stratégiques pour les entreprises. Une gestion rigoureuse de ceux-ci permet d’une part de sécuriser les revenus puis de prévenir les litiges et d’autre part d’optimiser les coûts et de tirer le meilleur parti des clauses négociées.

Pour mener à bien cette mission, les entreprises s’appuient sur des processus structurés et des outils dédiés, tels que les logiciels de gestion des contrats. Ces derniers permettent de centraliser les documents, d’automatiser les tâches récurrentes, de suivre les échéances et de produire des analyses de performance. Pour en apprendre plus sur le sujet du contract management, n’hésitez pas à consulter ce guide dédié qui vous fournira de précieuses informations.

Les bénéfices d’un contract management dématérialisé

La dématérialisation du contract management offre de nombreux avantages aux entreprises soucieuses d’optimiser la gestion de leurs contrats. En premier lieu, elle permet un gain d’efficacité considérable en automatisant les tâches chronophages et répétitives, telles que la saisie des données ou la recherche de documents. Grâce à des outils de gestion électronique des documents (GED) et des workflows automatisés, les équipes peuvent en effet se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme la négociation des clauses clés ou l’analyse des risques.

Par ailleurs, la digitalisation des contrats renforce la sécurité et la confidentialité des informations sensibles. En effet, les documents sont stockés dans des espaces sécurisés qui sont accessibles uniquement aux personnes habilitées. Ainsi, les risques de perte ou de destruction sont considérablement réduits, tandis que les fonctionnalités de traçabilité permettent de suivre avec précision l’historique des modifications et des accès.

Enfin, le contract management dématérialisé favorise une collaboration plus fluide et plus transparente entre les différents services de l’entreprise. À la faveur des plateformes collaboratives et des outils de signature électronique, les processus de validation et d’approbation sont simplifiés et accélérés. Chaque partie prenante dispose donc d’une visibilité en temps réel sur l’avancement des contrats et peut intervenir au bon moment, et ce depuis n’importe quel appareil. De plus, les échanges sont centralisés et tracés, ce qui facilite la communication et limite les risques de malentendu.

Nos astuces pour instaurer un contract management efficace grâce à la dématérialisation

Pour un contract management entièrement dématérialisé, voici quelques pistes pour vous aider à franchir le pas.

Définir sa stratégie de dématérialisation du contract management

Commencez par définir clairement votre stratégie de dématérialisation du contract management. Il s’agit d’identifier les objectifs visés, les processus concernés, les parties prenantes impliquées et les ressources nécessaires.

Cette phase de cadrage est essentielle pour s’assurer de l’alignement du projet avec la stratégie globale de l’entreprise et pour fixer un cap clair à l’ensemble des équipes. Elle permet également de cartographier l’existant, de repérer les points de blocage et les opportunités d’amélioration puis de définir un plan d’action étape par étape.

Choisir les outils adaptés à ses besoins

Il convient ensuite de sélectionner les outils les plus adaptés à vos besoins. Le marché regorge de nombreuses solutions de contract management dématérialisé. Pour faire le bon choix, plusieurs critères sont à prendre en compte, tels que :

  • les fonctionnalités proposées (gestion documentaire, workflow, signature électronique…) ;
  • l’ergonomie et la facilité de prise en main, la sécurité et la confidentialité des données ;
  • l’intégration avec les systèmes existants (ERP, CRM…) ;
  • le coût et le modèle de déploiement (cloud, on-premise…).

L’idéal est de privilégier une solution modulaire et évolutive qui sera capable de s’adapter aux spécificités de son organisation.

Déployer et adopter la solution de contract management dématérialisé

Une fois la solution de gestion des contrats dématérialisée sélectionnée, il faudra assurer son déploiement efficace et son adoption par l’ensemble des parties prenantes.

Pour ce faire, il est recommandé de mettre en place une équipe projet dédiée qui sera composée de représentants des différents services concernés (juridique, achats, finance, informatique…). Elle sera chargée de piloter le déploiement de la solution en veillant à son paramétrage optimal et à son intégration avec les systèmes existants.

Parallèlement, un effort particulier doit être consacré à la formation et à l’accompagnement des utilisateurs. Pour ce faire, des sessions de sensibilisation et de prise en main de l’outil devront être organisées. L’idée est de familiariser les collaborateurs avec les nouvelles fonctionnalités et les nouveaux processus. Un support utilisateur réactif et disponible sera également un facteur clé de succès, pour répondre aux interrogations et résoudre les éventuelles difficultés rencontrées.

Tirer parti de la dématérialisation pour optimiser son contract management

En dehors du déploiement de la solution, la dématérialisation offre de nombreuses opportunités pour optimiser la gestion des contrats. Grâce à l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée (comme la saisie des données), les équipes juridiques et achats peuvent se recentrer sur des activités plus stratégiques.

La digitalisation des processus contractuels favorise également une collaboration plus fluide et plus transparente entre les différents services de l’entreprise. Les workflows de validation et de signature électronique permettent en effet de raccourcir les délais, de fiabiliser les échanges et de sécuriser les engagements. Chaque partie prenante dispose d’une visibilité en temps réel sur l’avancement des contrats et peut intervenir au bon moment.