Sommaire
La saisie de données peut sembler une tâche mineure, mais l’efficacité opérationnelle de votre organisation en dépend. Elle vous aide à conserver des informations sur les opérations de votre organisation afin que vous puissiez prendre des décisions éclairées, planifier des stratégies et favoriser la croissance de l’entreprise.
La saisie de données est essentielle à la réussite de l’entreprise et toutes les organisations doivent se concentrer sur la précision de la saisie des données. Cependant, il s’agit d’une tâche fastidieuse et chronophage, et votre équipe actuelle n’a peut-être pas la largeur de bande nécessaire pour s’en charger.
Dans ce cas, les services de gestion de données externalisés peuvent vous soulager. Mais avec autant d’options disponibles, comment choisir la bonne ?
Que comprennent les services d’externalisation de la saisie de données ?
L’externalisation de la saisie de données consiste à engager un prestataire tiers pour s’occuper de la saisie des données de votre organisation. Ces professionnels conservent des informations vitales sur les activités de votre organisation et rationalisent la gestion des données.
Bien qu’ils ne fassent pas partie de l’équipe interne de l’organisation, ils effectuent toutes les tâches liées à la saisie de données. Leurs services comprennent les éléments suivants :
- Saisie des informations de votre organisation dans votre base de données, vos feuilles de calcul ou vos systèmes de gestion de la relation client (CRM).
- Transcription de fichiers audio en format texte.
- Traitement de factures, de commandes, de formulaires ou de demandes.
- Conversion de copies papier de divers documents en copies électroniques.
Lorsque vous sollicitez l’aide d’une société d’externalisation, celle-ci engage une équipe d’experts en saisie de données pour votre organisation. Cette équipe possède une vaste expérience et est équipée des outils nécessaires pour traiter de grandes quantités de données.
En externalisant vos tâches de saisie de données, vous pouvez faire appel à divers talents du monde entier pour traiter certaines des tâches les plus importantes de votre organisation, et le mieux est que vous n’avez pas à leur offrir d’avantages sociaux.
Stratégies pour rendre l’externalisation de la saisie de données plus efficace
L’externalisation de la saisie de données présente de nombreux avantages. Mais comment la rendre plus efficace ? C’est ce que nous allons découvrir dans la section ci-dessous :
Examinez la sécurité de vos données
La sécurité est une nécessité pour toute organisation. Si vous externalisez cette tâche, vous êtes probablement inquiet à l’idée qu’un tiers puisse accéder à vos données privées et sensibles et les traiter.
Si vous ne vous renseignez pas sur les besoins spécifiques de votre prestataire de services en matière de sécurité, vous risquez de voir des informations sensibles et la confidentialité de vos données violées.
Déterminez le niveau de sécurité des données requis pour votre organisation et discutez-en avec votre prestataire de services. Analysez également son dispositif de sécurité actuel. Si vous envisagez de lui fournir vos outils internes, veillez à évaluer ses compétences en matière de traitement des données et informations sensibles.
Mettre en œuvre un contrat clair
La conclusion d’un contrat transparent avec votre prestataire de services, précisant les règles de confidentialité et de conformité qu’il doit respecter, garantit une communication claire sur les normes de sécurité de votre organisation.
Pour atténuer les risques de cybersécurité, vous devez également inclure une clause de protection des données dans le contrat. L’accord doit être aussi complet que possible et mentionner les procédures à suivre pour garantir la sécurité des données.
Calculez soigneusement votre retour sur investissement
La plupart des organisations choisissent d’externaliser leurs tâches de données parce qu’elles veulent réduire leurs coûts opérationnels. Par conséquent, lorsque vous engagez une équipe de professionnels, vous devez quantifier les avantages qu’elle vous apporte. Ces avantages sont à la fois monétaires et non monétaires : satisfaction accrue des clients, amélioration de la trésorerie, réduction du chiffre d’affaires, etc.
Finissons avec la saisie de données
La saisie de données est une tâche importante qui consiste à gérer des informations sensibles sur les activités de votre organisation et à les organiser de manière systématique. Mais c’est aussi une tâche fastidieuse qui prend du temps. C’est pourquoi l’externalisation est la meilleure solution pour votre organisation.
Mais n’oubliez pas que pour tirer le meilleur parti de l’externalisation de vos tâches de saisie de données, vous devez faire appel à un prestataire de services de bonne réputation, équipé pour respecter les règles de sécurité de votre organisation.
