Comment organiser un événement en entreprise ?

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Business network concept.

Gala, congrès, team building, séminaire de formation, salon professionnel, lancement de produit… Les événements professionnels constituent une occasion pour conforter la notoriété, l’image, et les performances de votre entreprise. Ce guide vous montre les points clés que vous devez garder à l’esprit pour réussir à les organiser.

Contextualiser l’événement

Tout part de l’objectif de votre evenement d’entreprise. Désirez-vous promouvoir vos produits ? Souhaitez-vous séduire des investisseurs ? Souhaitez-vous remotiver votre équipe ? Toutes les étapes à franchir pour les préparatifs dépendent de la motivation principale qui vous pousse à organiser l’événement.

Avec un objectif bien défini, vous pouvez d’ores et déjà déterminer le format de l’événement. À titre d’exemple, une soirée festive s’avère être la meilleure formule pour une levée de fonds. En revanche, un séminaire est plus approprié pour former les collaborateurs dans le cadre d’une réorientation stratégique.

Une fois le format choisi, vous pouvez mettre l’événement dans son contexte. Qui seront les invités et combien sont-ils ? À quoi ressemble le lieu le plus approprié ? De quoi avez-vous besoin pour mener à bien votre réunion professionnelle ?

Trouver les bons partenaires

Pour vous aider dans votre projet, faites appel à un organisateur événementiel. Ce spécialiste des événements d’entreprise est le garant du bon déroulement de votre projet.Il dispose de l’expertise nécessaire et il s’appuie sur le digital pour vous aider à trouver les meilleures solutions répondant à vos besoins.

Salle, staff, matériels, animations, traiteurs, boissons… Il réunit sur sa plateforme tous les services nécessaires pour votre conférence, votre team building ou votre salon professionnel. Il suffit de vous connecter, de choisir la date, d’indiquer le nombre de personnes et le type d’événement pour que la plateforme vous propose des combinaisons d’emplacement privilégié et de services de qualité.

L’organisateur d’événements est votre interlocuteur unique pour gérer et coordonner tous les prestataires. Il vous facilite la tâche en s’occupant de tout l’aspect organisationnel de l’événement. Tout ce qui vous reste à faire, c’est de profiter de votre événement en toute sérénité.

Calculer le budget

Parce que les grandes entreprises ont souvent recours aux événements b2b, elles disposent généralement d’un budget événementiel. Si ce n’est pas votre cas, la personne chargée de la finance du projet peut toujours établir trois types de budgets provisoires.

  • Un budget dans la fourchette basse : pour vous motiver à optimiser les coûts.
  • Un budget dans la fourchette haute : celui que vous présentez à vos supérieurs afin que vous bénéficiez d’une marge de manœuvre confortable.
  • Un budget prévisionnel : celui qui vous servira à piloter l’organisation de l’événement.

Pour évaluer le coût de l’événement, vous pouvez vous rendre sur la plateforme de l’organisateur événementiel pour obtenir des devis instantanés. Le chef de projet de la plateforme vous accompagne dans vos choix et vous aide à optimiser la gestion de votre budget.

Réserver un lieu approprié

Vous voulez un cadre privilégié correspondant au lifestyle et à l’image que vous voulez véhiculer ? La plateforme de gestion d’événements vous propose des endroits charmants qui raviront vos invités et vos collaborateurs.

Avec un choix de plus de 1 500 lieux atypiques, vous trouverez facilement un cadre répondant aux exigences de votre entreprise et aux besoins de vos hôtes, et qui respectent votre budget. Tous ces lieux sont présentés en détail sur le site, avec la possibilité de les visiter en 3D :

  • Marina ;
  • Club privé ;
  • Villa spacieuse et luxueuse ;
  • Rooftop avec vue imprenable ;
  • Loft lumineux et bien aménagé ;
  • Péniche prestigieusement aménagée ;
  • Etc.

Choisir une date convenable

Le choix de la date doit faire l’objet d’une attention particulière pour que l’événement attire le nombre de participants souhaité. Voici quelques suggestions :

  • Si l’événement n’implique que vos collaborateurs (team building, réunion de formation…), organisez-le pendant le jour ouvrable, de préférence le vendredi. Assister à ces événements fait partie du travail, il vaut mieux éviter le week-end et les jours fériés.
  • Les périodes estivales sont aussi à éviter, car bon nombre d’invités potentiels préfèrent partir en vacances plutôt que de consacrer leur temps à assister à votre meeting.

Promouvoir l’événement

Pour attirer le public ciblé, il faut communiquer autour de l’événement. Pour cela, faites appel aux divers outils de communication : envoyer des mails, publier des annonces dans la presse, se servir d’Internet et des réseaux sociaux, distribuer des prospectus, site web etc.

Même si l’événement n’est pas ouvert au grand public, communiquer sur celui-ci est important. C’est toujours une occasion pour parler de votre entreprise et de ses valeurs. Aussi, n’oubliez pas d’optimiser le branding de votre événement (thème, couleur, intitulé…) pour qu’il reflète au mieux votre image de marque.

Voilà les étapes clés pour réussir l’organisation de votre événement en entreprise. Il ne vous reste plus qu’à procéder étape par étape pour mettre en place un événement mémorable.