E-Invoicing : définition et mode de fonctionnement

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Permettant d’optimiser l’efficacité des processus administratifs et de réaliser d’énormes économies en termes de temps et de coûts, la facturation électronique exclusivement utilisée dans le secteur public est désormais étendue à une utilisation dans le secteur privé. Mais qu’est ce que la facturation électronique, en quoi consiste-t-elle et quel est son mode de fonctionnement ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur l’E-Invoicing. 

E-Invoicing ou facturation électronique : qu’est-ce que c’est ?

La facturation électronique ou E-Invoicing en anglais désigne un système numérique d’émission, de transmission et de stockage des factures. Ce terme désigne l’ensemble du processus numérique nécessaire pour gérer l’ensemble du cycle de vie d’une facture électronique. Ce dernier concerne la création, l’émission, la réception et enfin la conservation conformément à la loi pendant dix ans. La facturation électronique en bref, un processus qui permet aux entreprises professionnelles et tout organisme ou professionnel assujettis à la TVA, de créer, transmettre et recevoir des factures avec la seule utilisation d’outils numériques.

A quoi sert la facturation électronique ? 

Ce système numérique de facturation permet aux entreprises de réduire les délais et les coûts de facturation et d’optimiser leurs modes d’archivage. Avec ce mode de facturation, il est désormais possible d’abandonner complètement le support papier. Fini les factures réalisées à la main ou avec Excel, les factures expédiées via courrier ou par mail ou archivées dans des dossiers dans des placards ou des étagères, tout est digitalisé. Les paiements de factures sont ainsi simplifiés et accélérés.

Réglementation relative à la facturation électronique 

Le système de facturation électronique a été introduit avec la loi de finances 2008, dans laquelle l’Union européenne (UE) invite les États membres à fournir un cadre réglementaire et technologique adapté à la gestion électronique de l’ensemble du système de facturation et de contrôle fiscal. A cela s’ajoute l’obligation de conserver et d’archiver la documentation au format numérique pendant dix ans.

La mise en application de la loi concernait uniquement la facturation entre entreprises et entre les entreprises et les services publics. Depuis le 1er janvier 2019, la législation sur la facturation électronique a changé. Ainsi l’obligation a été également déclenchée pour les relations entre entreprises et particuliers et entre particuliers.

L’obligation d’émettre une facture électronique concerne la livraison de biens ou la prestation de services entre :

  • Deux entités soumises à la TVA, dans le cas des transactions B2B, c’est-à-dire Business to Business
  • Une entité assujettie à la TVA vers les services publics, pour les transactions dites B2G, c’est à dire Business to Government
  • D’une entreprise soumise à la TVA vers un consommateur final pour les transactions B2C, c’est-à-dire Business to Consumer. 

Caractéristiques principales d’une facture électronique 

Pour qu’une facture soit considérée comme électronique, il ne suffit pas de la produire avec un ordinateur et de l’envoyer par email. Pour être conforme aux dispositions de la loi, elle doit cependant être produite selon un format spécifique et constituer un flux de données structurées au format numérique écrit en langage XML.

La facture électronique, même s’il s’agit d’un document numérique, il contient les mêmes informations normalement présentes sur une facture papier, les mentions obligatoires telles que prévues par le Code du Commerce et du Code Général des Impôts restent les mêmes Votre facture électronique doit contenir entre autres, les informations suivantes : 

  • Les montants
  • Les données de l’expéditeur
  • Les données relatives au destinataire, 
  • La description des prestations réalisées 

Il faut noter qu’il ne s’agit pas de factures papier scannées ou au format PDF. Bien que couramment associés au terme « numérique », en effet, ces formats ne présentent pas les caractéristiques requises par la loi et leur utilisation vous exposerait à des risques d’amendes. En effet, le format requis par la loi est uniquement et exclusivement XML. 

Pour cela, il n’y a pas réellement besoin de devenir un expert en informatique. En effet, il existe des logiciels de facturation ou de gestion prévus à cet effet. Vous pouvez simplement remplir les factures avec les données habituelles et le logiciel se chargera de la transcription des données au format XML comme requis par la loi.

Comment passer à la facturation électronique ? 

Le parcours unique et standardisé de la facturation électronique est simple. Pour être à jour de vos factures et les émettre correctement, vous devez suivre un « parcours unique normalisé » établi par la loi, c’est-à-dire un ensemble d’actions obligatoires.

Voici les étapes obligatoires :

  • Rédaction de facture. La facture électronique est établie à l’aide d’un logiciel de facturation.
  • Signature numérique de la facture, par signature électronique qualifiée : elle sert à garantir l’origine et le contenu de la facture. Vous n’aurez pas à apposer la signature, car dans ce cas aussi c’est le logiciel qui le fera automatiquement pour vous.
  • Envoi de la facture au destinataire via le portail mis à disposition par les services publics ou une plateforme de dématérialisation au choix, c’est-à-dire un système informatique qui fonctionne comme un intermédiaire, une sorte de facteur pour l’envoi et la réception de factures électroniques, tant à l’administration publique qu’aux particuliers. L’envoi doit avoir lieu dans des délais précis à partir du moment où vous avez fourni le produit ou le service auquel se réfère la facture 
  • Livraison de facture. Après les vérifications techniques automatiques, le système d’échange ou la plateforme de dématérialisation remet le document à l’administration publique ou à l’entité privée à laquelle il est adressé.

La plateforme de dématérialisation agit donc comme une plaque tournante entre les parties intéressées et a pour tâche de vérifier que le format du document reçu est correct et que les données saisies sont complètes.

Pour avoir plus d’informations sur les modalités de la facturation électronique ou connaître plus de détails sur les obligations légales liées à la dématérialisation de la facturation, rendez-vous simplement à la rubrique dédiée à ce sujet sur le site impots.gouv.fr.