Les 5 étapes clés pour mettre en place la signature électronique

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Amélioration de l’efficacité des processus, meilleure expérience client, réduction des coûts… Les bénéfices de la signature électronique ne sont plus à présenter, en effet il s’agit d’un véritable avantage compétitif face à la concurrence. Son adoption constitue aujourd’hui une étape incontournable de la transformation digitale de toute entreprise. Mais par où commencer pour mettre en place une telle solution ? Comment l’intégrer efficacement à vos flux de travail ? Quels sont les critères à prendre en compte ? Alors que sa mise en œuvre peut certes sembler lourde et compliquée à première vue, elle est plus simple qu’il n’y paraît si vous suivez quelques étapes clés !

1. Créez votre cahier des charges

Avant de vous pencher sur toutes les questions techniques, la première étape est bien évidemment d’identifier vos besoins. Il est important de vous poser les bonnes questions et de bien préparer votre cahier des charges pour tirer le maximum de bénéfices d’une solution de signature électronique, et ainsi éviter les pertes de temps et de ressources inutiles. Pour cela il est nécessaire d’évaluer les 3 critères suivants :

L’ampleur du projet de signature électronique

Les questions à se poser :

  • Est-ce un projet global au sein de mon entreprise ou d’un service ?
  • Quelle est la personne ou l’équipe en charge du projet ?
  • Quel est le timing et le budget alloué ?
  • Quel est le ou les objectifs du projet ?

Il est important de bien définir les paramètres de votre projet. Définir les intervenants et leurs rôles est essentiel pour assurer une gestion efficace du projet, garder les objectifs en ligne de mire, tout en respectant les deadlines et le budget.

Les processus de travail pour la signature de documents

Les équipes doivent prendre le temps d’analyser leurs flux de travail actuels pour pouvoir repenser leur processus de gestion et signature de contrats de la manière la plus efficace et agile possible. Pour cela, vous devrez commencer par lister tous les documents que vous souhaitez signer électroniquement : contrat de travail, contrat de prestation de services, devis… Chaque document ayant ses spécificités, il faudra vous poser les questions suivantes pour chacun d’entre eux.

Les questions à se poser :

  • Quelles sont les personnes impliquées dans le processus de signature dans l’entreprise : Qui est responsable de créer le document ? de le valider ? de l’envoyer et de réaliser le suivi ? Qui sont le ou les signataires ?
  • Ces documents requièrent-ils uniquement une signature ou les signataires doivent-ils remplir d’autres champs (nom, numéro de carte d’identité, etc.) ?
  • Quel est le volume mensuel / annuel de documents à signer ?
  • Souhaitez-vous intégrer la solution de signature électronique via API à un logiciel (CRM, ERP, SIRH…), site internet ou application ?

Définir au mieux tous ces points vous aidera à choisir l’offre qui correspond le mieux à vos besoins.

La légalité de la signature électronique et les risques juridiques

Les questions à se poser :

  • Quelle est la loi en vigueur dans les pays où l’entreprise exerce son activité ?
  • La législation applicable impose-t-elle un type de signature électronique ? 
  • Quel est le risque en cas de litige sur la signature d’un document (financier, fonctionnement de l’entreprise, image de marque, etc) ?

À savoir : Le Règlement (UE) n°910/2014, appelé eIDAS, en vigueur depuis juillet 2016, établit un cadre juridique pour les signatures électroniques dans l’Union européenne. La signature électronique est ainsi légale dans l’ensemble de l’Union européenne et donc en France.

2. Choisissez votre prestataire et le type de signature électronique

Le règlement eIDAS définit 3 types de signature électronique : simple, avancée et qualifiée, selon leur niveau de sécurité et d’identification du signataire. Pour choisir le niveau de signature électronique souhaité, vous devrez donc évaluer les risques financiers et juridiques liés à la signature de chacun des documents. Par exemple, pour accepter des conditions générales de vente, un niveau de signature simple sera suffisant, alors que pour la signature d’un contrat de travail, la signature électronique avancée sera privilégiée. La signature électronique qualifiée est quant à elle très souvent réservée à des cas bien spécifiques (actes authentiques, actes avec des organismes publics…)

Pour garantir la légalité de la signature électronique, il est essentiel d’utiliser une solution fournie par un prestataire de services de confiance, reconnue par l’UE comme étant conforme aux exigences du Règlement eIDAS.

Enfin pour choisir votre prestataire, il sera important d’évaluer l’expérience utilisateur offerte par la solution (simple d’utilisation et intuitive), qui sera cruciale au moment de la prise en main de l’outil, mais également les fonctionnalités disponibles qui vous permettront de personnaliser au maximum vos flux de signatures. Pour cela, n’hésitez pas à tester par vous-même, la majorité des solutions de signature électronique propose des essais gratuits de leur solution.

3. Déployez progressivement votre projet

Vous avez bien structuré votre projet et avez choisi votre prestataire, il est maintenant temps de vous lancer dans la mise en place opérationnelle. Selon la solution choisie : plateforme du prestataire ou intégration API, la phase de déploiement ne sera pas identique. L’intégration via API demandera plus de temps, une coordination des différentes équipes (services concernés, service IT et le prestataire) et différentes phases de test.

Plus le nombre d’utilisateurs et le volume de documents à signer seront élevés, plus le projet sera complexe à mettre en place. Il est donc important de créer un plan de déploiement progressif avec des échéances et objectifs clairs. Vous pouvez commencer par mettre en place un projet pilote qui ne concerna qu’une partie de vos équipes et un nombre restreint de processus de signature. Une fois le projet pilote ayant fait ses preuves, vous pourrez étendre progressivement son utilisation à tous les utilisateurs (par zone géographique ou service par exemple) et intégrer petit à petit la signature électronique à tous les processus de signature.

4. Informez et formez vos employés

La mise en place d’une solution de signature électronique n’est pas une simple question de technologie. Pour assurer une adoption optimale de l’outil par vos employés, tout en évitant une possible résistance face au changement, une communication claire et transparente ainsi qu’une formation adaptée est essentielle.

Vous pouvez par exemple organiser une réunion d’information et de formation, mettre des ressources à disposition des équipes (par exemple un guide, un Q&A, etc.) mais aussi désigner des référents vers qui les employés pourront se tourner en cas de questions.

5. Évaluez les résultats du projet

Une fois le projet lancé au sein de l’entreprise, il faudra, suite à une période définie (M+3, M+6…), évaluer la réussite du projet. Cela vous permettra de vous assurer que la nouvelle solution répond bien à vos objectifs, mais aussi de détecter de potentiels points d’amélioration dans le processus de signature ou l’utilisation de la solution. Il est également important de communiquer en interne les résultats positifs de ce changement de mode de travail, afin de renforcer la culture digitale de l’entreprise.

Vous pourrez par exemple mesurer les gains de productivité obtenus (réduction des délais de signature, hausse des ventes, réduction des coûts…), la satisfaction des utilisateurs (employés, clients, prestataires) mais aussi la réduction de l’impact environnemental de l’entreprise liée à l’élimination du papier dans ces processus.

Vous l’aurez compris, la mise en place d’une solution de signature électronique n’est pas la simple adoption d’un nouvel outil technologique, mais bien l’opportunité de repenser en profondeur vos processus de travail pour améliorer au maximum leur efficacité. Une réflexion poussée et une planification en amont seront donc clés pour la réussite de votre projet.