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En administration, l’établissement de certains documents est encadré par des règles qui doivent être suivies à la lettre. Par exemple, en tant qu’employeur, il ressort de votre obligation de verser le salaire de vos employés à la fin de chaque mois. Mais ce paiement ne se fait pas de n’importe quelle façon. Il existe en effet une opération qui précède le paiement des salaires et qui doit nécessairement être effectuée : c’est la rédaction de fiche de paie. Savez-vous de quoi il s’agit ? Sinon (ou si vous désirez en apprendre davantage à ce propos), découvrez dans cet article les règles à respecter pour l’établissement d’une fiche de paie conforme aux normes.
Zoom sur le concept de la fiche de paie
Encore appelée bulletin de paie, la fiche de paie est un document individuel, descriptif et confidentiel, que l’on remet à chaque employé. Elle constitue le reflet du contrat de travail et des clauses signés entre le salarié et son entreprise. Elle lui permet de voir très clairement son revenu net, ses primes (s’il y en a), ses congés et bien d’autres informations capitales.
Au vu de son importance, il importe grandement que la fiche de paie soit établie avec le plus grand soin et ne comporte pas d’erreurs (ceci peut vite arriver au sein des entreprises de grande taille). Fort heureusement, il existe des logiciels qui aident à pallier ces marges d’erreur éventuelles. Vous pouvez par exemple aisément générer les contrats de travail et fiches de paie en ligne sur Karotpay.
Quelles sont les informations contenues sur une fiche de paie ?
Les informations contenues sur une fiche de paie sont nombreuses et parfois difficiles à lire. En 2018, quelques apports ont été faits quant à la présentation de la fiche de paie afin de la rendre plus simple. Sur cette base, voici les éléments qui doivent figurer sur une fiche de paie :
- la date de paiement ;
- la rémunération nette ;
- l’identité de l’employé ;
- l’identité de l’employeur ;
- la rémunération brute du salarié ;
- le montant total versé par l’employeur ;
- la période et le nombre d’heures de travail ;
- l’intitulé de la convention collective applicable ;
- la nature et le montant des autres versements et retenues ;
- le montant, l’assiette et le taux des cotisations et contributions sociales ;
- le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales ;
- le montant correspondant à la suppression des cotisations salariales chômage et maladie ;
- la nature et le montant des « accessoires de salaire »(primes, avantages en nature, frais professionnels…) ;
- la date et le montant de l’indemnité de congés payés (lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée) ;
- le montant des cotisations de protection sociale au sein de 5 rubriques (santé, accidents de travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage) ;
- le montant net à payer avant l’impôt sur le revenu, le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source, le type de taux choisi (personnalisé, individualisé, non personnalisé) et son niveau.
Par ailleurs, les fiches de paie dûment produites doivent également contenir la mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie et la mention indiquant que le bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée. En revanche, toute mention relative à l’exercice du droit de grève par le salarié ou toute mention relative à son éventuelle fonction de représentant du personnel est légalement interdite.
Comment bien établir la fiche de paie de ses salariés ?
Pour établir les fiches de paie, vous pouvez faire recours à des modèles de fiches préétablies disponibles en ligne. Vous pouvez également utiliser des logiciels de génération de fiches de paie qui vous simplifieront grandement la tâche. L’un des avantages d’utiliser de pareils logiciels réside dans le fait que les données y sont sauvegardées et rendues accessibles depuis n’importe quels appareil et endroit du globe. Vous n’aurez donc plus nécessairement besoin d’être au bureau avant d’éditer la fiche de paie de votre personnel.
À quel moment le salarié devra-t-il recevoir sa fiche de paie ?
La fiche de paie est remise à l’employé lors du paiement de son salaire. Elle peut lui être remise en main propre, par voie postale ou par courrier électronique. La remise de la fiche de paie est obligatoire sous peine de s’exposer à des sanctions. Après réception et étude de sa fiche de paie, le salarié peut la contester sous réserve de justifier son action. Il est de même à l’employeur de demander un remboursement dans le cas d’un salaire versé par erreur. Cependant, toute action de contestation est encadrée par un délai de prescription de trois ans.
Qu’en est-il du délai de conservation de la fiche ?
Le salarié a l’obligation de conserver toutes ses fiches de paie et ceci sans limitation de durée. De son côté, l’employeur aussi a l’obligation de conserver une copie de ces fiches sur une durée de 5 ans et si possible sur un support informatique. Si la fiche de paie a été émise sous forme électronique, l’employeur doit en garantir la disponibilité pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.
